FNS - FUNDO NACIONAL DE SAÚDE IMPLANTA FNSDOC

      A implantação de um processo de gerenciamento eletrônico de documentos é um dos projetos do eixo Aprimoramento das Ferramentas de TI, do portfólio do Programa de Gestão da Inovação do Fundo Nacional de Saúde (PGI-FNS) para o período 2011-2015. A implantação desse sistema marca a conclusão do projeto e o início de uma nova fase de gestão de documentos no Fundo Nacional de Saúde (FNS).

      Desenvolvido pela Coordenação de Sustentação em Tecnologia da Informação do FNS (COSTI), o Gerenciador Eletrônico de Documentos (FNSDoc) busca dar mais agilidade e segurança ao processo de elaboração, revisão, circulação, compartilhamento e armazenamento dos documentos elaborados no âmbito do FNS.

      Além disso, permite a padronização de ofícios e memorandos, por meio da formatação prévia e da adequação destes aos modelos de redação oficial definidos no Manual de Redação da Presidência da República.

     “Esse novo sistema utiliza plataforma de aplicações web que permite a criação de portais colaborativos e gestão documental, possibilitando a interação com ferramentas de edição de texto. O FNSDoc pode ser acessado remotamente e também por meio de dispositivos móveis”, explicou João Mafalda de Carvalho Filho, coordenador de Sustentação em Tecnologia da Informação do FNS.

      CONTROLE - Como gestor financeiro do Sistema Único de Saúde (SUS), o FNS recebe e produz diariamente, dezenas de documentos. Em 2014, foram elaborados aproximadamente 15 mil documentos como ofícios, cartas, memorandos, pareceres, despachos e notas técnicas.

      Esses documentos necessitam seguir um fluxo sistêmico, padronizado e seguro, desde o processo de elaboração até o envio, considerando que anualmente o FNS movimenta cerca de R$ 100 bilhões destinados à saúde.

      A grande vantagem do FNSDoc reside em permitir a criação de um histórico e o consequente acompanhamento e controle de todo o fluxo de produção da documentação. É possível saber, por exemplo, quem criou um documento, quem o alterou e as modificações introduzidas. É possível identificar também, de forma rápida e precisa, a quem o documento foi dirigido.

      É importante destacar que, após um documento adquirir o status de finalizado no gerenciador eletrônico, ele não poderá sofrer mais nenhuma modificação. Isso representa uma forma de evitar alterações indevidas em documentos que já passaram por todas as fases de elaboração, incluindo a assinatura do documento.

      A versão inicial do FNSDoc implantada este mês em fase de testes, não permite ainda que os documentos sejam assinados digitalmente. Entretanto, uma nova versão, a ser lançada no próximo ano, prevê a integração da assinatura digital.  A inclusão dessa funcionalidade trará mais agilidade, economia e segurança, uma vez que não haverá mais a necessidade de imprimir e assinar manualmente cada documento.

      A próxima versão da ferramenta trará também a possibilidade de pesquisar documentos gerados por meio dos diversos sistemas internos do FNS. Atualmente, esses documentos ficam restritos ao sistema em que foram criados, dificultando o acesso tempestivo e o acompanhamento da tramitação.

      INOVAÇÃO - A implantação do processo de gerenciamento eletrônico de documentos por meio do FNSDoc irá promover uma mudança não apenas na forma como os documentos são criados, mas, principalmente, nas rotinas diárias, aumentando a produtividade e reduzindo a possibilidade de perdas de documentos e o tempo para a localização de informações. “Nos próximos seis meses vai haver uma mudança na forma como geramos e gerenciamos os documentos”, afirmou Joire Rodrigues, consultor sênior de TI.

     O consultor destacou que o FNS é o pioneiro no uso dessa ferramenta no Ministério da Saúde, e que ela pode ser usada como uma solução corporativa para outras áreas do MS. “O FNSDoc é uma ferramenta totalmente nova e irá causar um grande impacto na maneira como as pessoas produzem, gerenciam e buscam as informações”, avaliou.   

      TREINAMENTO - A implantação do FNSDoc será precedida de uma série de treinamentos para as equipes envolvidas em processos de produção de documentos. “Nós vamos capacitar multiplicadores. A mudança é grande, porém, simples. Vamos formar turmas de 10 a 12 pessoas, contemplando as três Coordenações-Gerais”, afirmou Joire Rodrigues, responsável pelos treinamentos aos servidores do FNS.

     Sobre o material a ser utilizado nas capacitações, Joire Rodrigues informou que foi elaborado um manual com informações detalhadas sobre o sistema.

      A primeira etapa de treinamento será realizada no período de 19 a 30 de novembro e terá como público-alvo as equipes envolvidas com a produção de documentos. Caso não seja possível oferecer treinamento a todas as pessoas nesse período, está prevista uma segunda etapa de capacitação para janeiro de 2016.

     Além dos treinamentos, os usuários do FNSDoc terão à disposição um Guia Rápido de Uso que sintetiza, de forma simples e objetiva, as etapas básicas de criação, revisão, compartilhamento e finalização de documentos. Esse Guia Rápido será uma fonte de pesquisa permanente sobre as principais funcionalidades do sistema.

Fonte: Fundo Nacional de Saúde - FNS